Selasa, 01 Mei 2012

Sistem Informasi Akuntansi


Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Adapun kerangka kerja sistem informasi dibagi menjadi 2 yang utama yaitu : Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi.
ubsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)
Berhubungan dengan transaksi keuangan dan ayat jurnal penyesuaian yang terjadi dalam siklus akuntasi.
Akuntansi pada dasarnya terdiri dari tiga proses aktivitas, yaitu : mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi atau perusahaan. Proses pertama adalah identifikasi, yaitu aktivitas memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah pencatatan, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan dari organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, yaitu informasi yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna bila tidak dikomunikasikan, informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum disebut laporan keuangan.
Siklus akuntansi adalah tahapan kegiatan yang dilalui dalam melaksanakan kegiatan akuntansi. Proses tersebut berjalan terus menerus dan berulang kembali sehingga merupakan suatu siklus.
Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.
Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.
Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah dengan :
a. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu.
b. Penerapan sistem informasi akuntansi meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam    mengumpulkan informasi ekonomi.
c. Membantu serta meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen.
d. Meningkatkan pembagian pengetahuan (knowledge sharing).

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan  

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
  • Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
  • Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
  • Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
  1. Bagian Order Penjualan
  2. Bagian Otorita Kredit
  3. Bagian Billing/Piutang
  4. Bagian Stock & Delivery
  5. Bagian Buku Besar
  6. Bagian Pembelian
  7. Bagian Gudang
  8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
  1. Penawaran Harga  (PH)
  2. Order Form  (OF)
  3. Memo 
  4. Purcahse Order (PO)
  5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
  6. Berita Acara Penerimaan
  7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
    1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
    2. 3 Tembusan langganan
    3. 4.  Arsip bagian delivery
  8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
  9. Invoice/Faktur
    1. 1. Invoice
    2. 2. tembusan Piutang
    3. 3. tembusan Jurnal
    4. 4. arsip di bagian order penjualan
  10. Faktur Pajak
    1. 1. Faktur Pajak
    2. 2. Arsip
    3. 3. Extra Copy
  11. Kwitansi

Sumber daya

  • Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
  • Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

  • Melakukan konsolidasi

Sasaran

  • Automatisasi  system akuntansi Penjualan
    • Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
    • Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
    • Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
    • Dll

Waktu yang diperlukan

  • Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

  • Konsultan/dokumentasi :  -
  • Programmer                             :  -
  • Pelatihan                                   :  -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
  1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
  2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
  3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
  4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
  5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
  1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
  2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
  3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
  4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
  5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
  1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
  2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
  3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
  4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
  5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
  6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
  7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
  8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
  1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
  2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
  3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
  4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
  1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
  2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
  3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
  4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
  5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
  6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
  7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
  8. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
  9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)
  10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
  1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
  2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
  3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
  4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
  5. Menyerahkan barang kepada customer
  6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
  7. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
  8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)
  9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
  1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
  2. Menerbitkan faktur pajak.
  3. Menerbitkan listing penjualan harian
  4. Mendistribusikan Dokumen
    1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
    2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
    3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
  5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
  1. Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice
  2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
  3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
  4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
  5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
  6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
  1. Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
  2. Menerima copy Faktur Pajak.
  3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
  1. Menerima  Copy Po dari bagian pembelian
  2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
  3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TENTANG E-COMMERCE




1. Pengertian
Pengertian E-Commerce menurut Laudon & Laudon (1998), E-Commerce adalah suatu proses membeli dan menjual produk-produk secara elektronik oleh konsumen dan dari perusahaan ke perusahaan dengan computer sebagai perantara transaksi bisnis. E-Commerce atau yang biasa disebut juga dengan istilah Ecom atau Emmerce atau EC merupakan pertukaran bisnis yang rutin dengan menggunakan transmisi Electronic Data Interchange (EDI), email, electronic bulletin boards, mesin faksimili, dan Electronic Funds Transfer yang berkenaan dengan transaksi-transaksi belanja di Internet shopping, Stock online dan surat obligasi, download dan penjualan software, dokumen, grafik, musik, dan lain-lainnya, serta transaksi Business to Business (B2B). (Wahana Komputer Semarang 2002).
Sedangkan definisi E-Commerce menurut David Baum (1999, pp. 36-34) yaitu: E-Commerce is a dynamic set of technologies, applications, and bussines process that link enterprises, consumers, and communities through electronics transactions and the electronic exchange of goods, Services and Information.
Diterjemahkan oleh Onno. W. Purbo: E-Commerce merupakan satu set dinamis teknologi, aplikasi, dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen, dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelavanan, dan informasi yang dilakukan secara elektronik.
Definisi dari E-Commerce menurut Kalakota dan Whinston (1997)
1.    Dari perspektif komunikasi, E-Commerce adalah pengiriman barang, layanan, informasi, atau pembayaran melalui jaringan komputer atau melalui peralatan elektronik lainnya.
2.    Dari perspektif proses bisnis, E-Commerce adalah aplikasi dari teknologi yang
menuju otomatisasi dari transaksi bisnis dan aliran kerja.
3.    Dari perspektif layanan, E-Commerce merupakan suatu alat yang memenuhi keinginan perusahaan, konsumen, dan manajemen untuk memangkas biaya layanan (service cost) ketika meningkatkan kualitas barang dan meningkatkan kecepatan layanan pengiriman.
4.    Dari perspektif online, E-Commerce menyediakan kemampuan untuk membeli dan menjual barang ataupun informasi melalui internet dan sarana online lainnya.
2. Mantaat Menggunakan E-Commerce dalam Dunia Bisnis
Manfaat dalam menggunakan E-Commerce dalam suatu perusahaan sebagai sistem transaksi adalah :
a.    Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).
Transaksi on-line yang membuat semua orang di seluruh dunia dapat memesan dan membeli produk yang dijual hanya dengan melalui media computer dan tidak terbatas jarak dan waktu.
b.    Menurunkan biaya operasional (operating cost).
Transaksi E-Commerce adalah transaksi yang sebagian besar operasionalnya diprogram di dalam komputer sehingga biaya-biaya seperti showroom, beban gaji yang berlebihan, dan lain-lain tidak perlu terjadi
c.    Melebarkan jangkauan (global reach).
Transaksi on-line yang dapat diakses oleh semua orang di dunia tidak terbatas tempat dan waktu karena semua orang dapat mengaksesnya hanya dengan menggunakan media perantara komputer.
d.    Meningkatkan customer loyalty.
Ini disebabkan karena sistem transaksi E-Commerce menyediakan informasi secara lengkap dan informasi tersebut dapat diakses setiap waktu selain itu dalam hal pembelian juga dapat dilakukan setiap waktu bahkan konsumen dapat memilih sendiri produk yang dia inginkan.



e.    Meningkatkan supply management.
Transaksi E-Commerce menyebabkan pengefisienan biaya operasional pada perusahaan terutama pada jumlah karyawan dan jumlah stok barang yang tersedia sehingga untuk lebih menyempurnakan pengefisienan biaya tersebut maka sistem supply management yang baik harus ditingkatkan.
f.     Memperpendek waktu produksi.
Pada suatu perusahaan yang terdiri dari berbagai divisi atau sebuah distributor di mana dalam pemesanan bahan baku atau produk yang akan dijual apabila kehabisan barang dapat memesannya setiap waktu karena on-line serta akan lebih cepat dan teratur karena semuanya secara langsung terprogram dalam komputer.
Pernyataan-pernyataan Onno W. Purbo di atas juga didukung oleh permyataan Laura Mannisto (International Telecommunication Union, Asia and the Future of the World Economic System, 18 March 1999, London), yaitu:
a.    Ketersediaan informasi yang lebih banyak dan mudah diakses Ketersediaan informasi produksi dan harga dapat diakses oleh pembeli, penjual, produsen dan distributor.
b.    Globalisasi Produksi, distribusi dan layanan konsumen : jarak dan waktu relatif lebih pendek, sehingga perusahaan dapat berhubungan dengan rekan bisnis di lain negara dan melayani konsumen lebih cepat. Produsen dapat memilih tempat untuk memproduksi dan melayani konsumen tidak tergantung dimana konsumen itu berada. Perusahaan yang berada di negara berpendapatan rendah dapat mengakses informasi dan membuat kontak bisnis tanpa harus mengeluarkan biaya tinggi.
c.    Mengurangi biaya transaksi dengan adanya system order, pembayaran dan logistik secara online dan otomatis.


3.  Ancaman Menggunakan E-Commerce (Threats)
Threats merupakan kemungkinan-kemungkinan munculnya kejadian yang dapat membahayakan asset-aset yang berharga.
Ada beberapa bentuk ancaman yang mungkin terjadi:
·         System Penetration
Orang-orang yang tidak berhak melakukan akses ke system computer dapat dan diperbolehkan melakukan segala sesuatu sesuai dengan keinginannya.
·         Authorization Violation
Pelanggaran atau penyalahgunaan wewenang legal yang dimiliki seseorang yang berhak mengakses sebuah sistim.
·         Planting
Memasukan sesuatu ke dalam sebuah system yang dianggap legal tetapi belum tentu legal di masa yang akan datang.
·         Communications Monitoring
Seseorang dapat mernantau semua infonnasi rahasia dengan melakukan monitoring komunikasi sederhana di sebuah tempat pada jaringan komunikasi.
·         Communications Tampering
Segala hal yang membahayakan kerahasiaan informasi seseorang tanpa melakukan penetrasi, seperti mengubah infonnasi transaksi di tengah jalan atau membuat sistim server palsu yang dapat menipu banyak orang untuk memberikan infonnasi rahasia mereka secara sukarela.
·         Denial of service
Menghalangi seseorang dalam mengakses informasi, sumber, dan fasilitas-fasilitas lainnya.
·         Repudiation
Penolakan terhadap sebuah aktivitas transaksi atau sebuah komunikasi baik secara sengaja maupun tidak disengaja.


4.  Standard Keamanan E - Commerce
Di media massa cukup banyak berita tentang pembobolan sistem keamanan Internet, akan tetapi umumnya vendor dan analis komputer berargumentasi bahwa transaksi di Internet jauh lebih aman daripada di dunia biasa.
Sebenarnya sebagian besar dari pencurian kartu kredit terjadi di sebabkan oleh pegawai sales yang menghandle nomor kartu kredit tersebut. Sistem e-commerce sebetulnya menghilangkan keinginan mencuri tadi dengan cara meng-enkripsi nomor kartu kredit tersebut di server perusahaan. Untuk merchants, e-commerce juga merupakan cara yang aman untuk membuka toko karena meminimalkan kemungkinan di jarah, di bakar atau kebanjiran. Hal yang paling berat adalah meyakinkan para pembeli bahwa e-commerce adalah aman untuk mereka.
Umumnya pengguna kartu kredit tidak terlalu mempercayai-nya, tapi para pakar e-commerce mengatakan bahwa transaksi e-commerce jauh lebih aman daripada pembelian kartu kredit biasa. Setiap kali anda membayar menggunakan kartu kredit di toko, di restauran, di glodok, di mangga dua atau melalui telepon 800 - setiap kali anda membuang resi pembelian kartu kredit - anda sebetulnya telah membuka informasi kartu kredit tersebut untuk dicuri.
Pembuat browser dan perusahaan kartu kredit saat ini mempromosikan sebuah standar tambahan bagi keamanan di namakan Secure Electronic Transaction (SET). SET akan mengenkode nomor kartu kredit yang ada di server vendor di Internet - yang hanya dapat membaca nomor kartu kredit tersebut hanya bank dan perusahaan kartu kredit - artinya pegawai vendor / merchant tidak bisa membaca sama sekali sehingga kemungkinan terjadi pencurian oleh vendor menjadi tidak mungkin.






5.   Standar teknologi untuk e-commerce
Di samping berbagai standar yang digunakan di Intenet, e-commerce juga menggunakan standar yang digunakan sendiri, umumnya digunakan dalam transaksi bisnis-ke-bisnis. Beberapa diantara yang sering digunakan adalah: Electronic Data Interchange (EDI): dibuat oleh pemerintah di awal tahun 70-an dan saat ini digunakan oleh lebih dari 1000 perusahaan Fortune di Amerika Serikat, EDI adalah sebuah standar struktur dokumen yang dirancang untuk memungkinkan organisasi besar untuk mengirimkan informasi melalui jaringan private. EDI saat ini juga digunakan dalam corporate web site.
Open Buying on the Internet (OBI): adalah sebuah standar yang dibuat oleh Internet Purchasing Roundtable yang akan menjamin bahwa berbagai sistem e-commerce dapat berbicara satu dengan lainnya. OBI yang dikembangkan oleh konsorsium OBI  didukung oleh perusahaan-perusahaan yang memimpin di bidang teknologi seperti Actra, InteliSys, Microsoft, Open Market, dan Oracle.
Open Trading Protocol (OTP): OTP dimaksudkan untuk menstandarisasi berbagai aktifitas yang berkaitan dengan proses pembayaran, seperti perjanjian pembelian, resi untuk pembelian, dan pembayaran. OTP sebetulnya merupakan standar kompetitor OBI yang dibangun oleh beberapa perusahaan, seperti AT&T, CyberCash, Hitachi, IBM, Oracle, Sun Microsystems, dan British Telecom.
Open Profiling Standard (OPS): sebuah standar yang di dukung oleh Microsoft dan Firefly. OPS memungkinkan pengguna untuk membuat sebuah profil pribadi dari kesukaan masing-masing pengguna yang dapat dia share dengan merchant. Ide dibalik OPS adalah untuk menolong memproteksi privasi pengguna tanpa menutup kemungkinan untuk transaksi informasi untuk proses marketing dsb.
Secure Socket Layer (SSL): Protokol ini di disain untuk membangun sebuah saluran yang aman ke server. SSL menggunakan teknik enkripsi public key untuk memproteksi data yang di kirimkan melalui Internet. SSL dibuat oleh Netscape tapi sekarang telah di publikasikan di public domain.
Secure Electronic Transactions (SET): SET akan mengenkodekan nomor kartu kredit yang di simpan di server merchant. Standar ini di buat oleh Visa dan MasterCard, sehingga akan langsung di dukung oleh masyarakat perbankan. Ujicoba pertama kali dari SET di e-commerce dilakukan di Asia.
Truste adalah sebuah partnership dari berbagai perusahaan yang mencoba membangun kepercayaan public dalam e-commerce dengan cara memberikan cap Good Housekeeping yang memberikan approve pada situs yang tidak melanggar kerahasiaan konsumen.

6.   Jenis-jenis E-Commerce
Kegiatan E-Commerce mencakup banyak hal, untuk membedakannya E-Commerce dibedakan menjadi 2 berdasarkan karakteristiknya :
1. Business to Business, karakteristiknya :
• Trading partners yang sudah saling mengetahui dan antara mereka sudah terjalin hubungan yang berlangsung cukup lama.
• Pertukaran data dilakukan secara berulang-ulang dan berkala dengan format data yang telah disepakati bersama.
• Salah satu pelaku tidak harus menunggu rekan mereka lainnya untuk mengirimkan data.
• Model yang umum digunakan adalah peer to peer, di mana processing intelligence dapat didistribusikan di kedua pelaku bisnis.
2. Business to Consumer, karakteristiknya :
• Terbuka untuk umum, di mana informasi disebarkan secra umum pula.
• Servis yang digunakan juga bersifat umum, sehingga dapat digunakan oleh orang banyak.
• Servis yang digunakan berdasarkan permintaan.
• Sering dilakukan sistim pendekatan client-server.





Business To Consumer
1) Pengertian Business to consumer adalah konsep bisnis dimana penjual berhubungan langsung dengan para pembelinya dan antara penjual dan pembeli belum tentu kenal dengan penjual. Sifat dari bisnis tersebut adalah terbuka dan bebas dimanfaatkan oleh khalayak umum. Cara mengaksesnya melalui sebuah situs yang disediakan oleh sang penjual.
2) Manfaat B2C terhadap travel and tourism yaitu
  • Mempermudah dalam memberikan informasi antara pemilik travel dan calon costumer mengenai semua hal yang berhubungan dengan travel ( seperti harga tiket, harga hotel,dll)
  • Memberikan akses yang mudah kepada calon wisatawan tentang informasi daerah wisata yang akan mereka kunjungi.
  • Membantu pemilik travel untuk mengembangkan bisnisnya karena pemilik travel bisa mendesign tampilan web yang menarik dan berkualitas sehingga mampu menarik konsumen lebih banyak
  • Memberikan gambaran singkat tentang lokasi dan pemandangan yang berada di tempat tujuan objek wisata
3) Penerapan B2C terhadap untuk pengusaha kecil dan menengah
Sebagai contoh yaitu usaha yang dilakukan oleh Pak Subur . Pada awalnya semua proses yang berhubungan dengan Subur Ceramic yang dikembangkan oleh Pak Subur dilakukan secara manual ( proses pembuatan, pembukuan, pemasaran hingga pemesanan). Hal ini lama kelamaan dirasakan tidak mampu mengembangkan usaha yang telah dijalankannya. Pak Subur mencari cara bagaimana mengembangkan usaha keramiknya. Akhirnya didapatkan ide yaitu semua proses industri dilakukan dengan terkomputerisasi. Cara ini memberikan sisi positif karena semua proses seperti pembukuan dan pengecekan stock menjadi lebih cepat dan lebih efisien. Tingkat pemesanan yang diterima Pak Subur langsung meningkat karena yang tadinya konsumen hanya berada di wilayah Indonesia, mulai meningkat hingga keluar Indonesia. Hal ini dikarenakan Pak Subur mempromosikan produknya melalui internet sehingga mempermudah calon konsumen di seluruh dunia untuk memilih dan memesan produk yang mereka inginkan.
Jadi dapat disimpulkan dampak B2C terhadap pengusaha kecil dan menegah yaitu :
· Memberikan kemudahan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. Pembukuan menjadi lebih cepat. Proses promosi menjadi luas karena tidak ada batasan wilayah sehingga mampu memperluas jangkauan calon konsumen.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TENTANG E-COMMERCE




1. Pengertian
Pengertian E-Commerce menurut Laudon & Laudon (1998), E-Commerce adalah suatu proses membeli dan menjual produk-produk secara elektronik oleh konsumen dan dari perusahaan ke perusahaan dengan computer sebagai perantara transaksi bisnis. E-Commerce atau yang biasa disebut juga dengan istilah Ecom atau Emmerce atau EC merupakan pertukaran bisnis yang rutin dengan menggunakan transmisi Electronic Data Interchange (EDI), email, electronic bulletin boards, mesin faksimili, dan Electronic Funds Transfer yang berkenaan dengan transaksi-transaksi belanja di Internet shopping, Stock online dan surat obligasi, download dan penjualan software, dokumen, grafik, musik, dan lain-lainnya, serta transaksi Business to Business (B2B). (Wahana Komputer Semarang 2002).
Sedangkan definisi E-Commerce menurut David Baum (1999, pp. 36-34) yaitu: E-Commerce is a dynamic set of technologies, applications, and bussines process that link enterprises, consumers, and communities through electronics transactions and the electronic exchange of goods, Services and Information.
Diterjemahkan oleh Onno. W. Purbo: E-Commerce merupakan satu set dinamis teknologi, aplikasi, dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen, dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelavanan, dan informasi yang dilakukan secara elektronik.
Definisi dari E-Commerce menurut Kalakota dan Whinston (1997)
1.    Dari perspektif komunikasi, E-Commerce adalah pengiriman barang, layanan, informasi, atau pembayaran melalui jaringan komputer atau melalui peralatan elektronik lainnya.
2.    Dari perspektif proses bisnis, E-Commerce adalah aplikasi dari teknologi yang
menuju otomatisasi dari transaksi bisnis dan aliran kerja.
3.    Dari perspektif layanan, E-Commerce merupakan suatu alat yang memenuhi keinginan perusahaan, konsumen, dan manajemen untuk memangkas biaya layanan (service cost) ketika meningkatkan kualitas barang dan meningkatkan kecepatan layanan pengiriman.
4.    Dari perspektif online, E-Commerce menyediakan kemampuan untuk membeli dan menjual barang ataupun informasi melalui internet dan sarana online lainnya.
2. Mantaat Menggunakan E-Commerce dalam Dunia Bisnis
Manfaat dalam menggunakan E-Commerce dalam suatu perusahaan sebagai sistem transaksi adalah :
a.    Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).
Transaksi on-line yang membuat semua orang di seluruh dunia dapat memesan dan membeli produk yang dijual hanya dengan melalui media computer dan tidak terbatas jarak dan waktu.
b.    Menurunkan biaya operasional (operating cost).
Transaksi E-Commerce adalah transaksi yang sebagian besar operasionalnya diprogram di dalam komputer sehingga biaya-biaya seperti showroom, beban gaji yang berlebihan, dan lain-lain tidak perlu terjadi
c.    Melebarkan jangkauan (global reach).
Transaksi on-line yang dapat diakses oleh semua orang di dunia tidak terbatas tempat dan waktu karena semua orang dapat mengaksesnya hanya dengan menggunakan media perantara komputer.
d.    Meningkatkan customer loyalty.
Ini disebabkan karena sistem transaksi E-Commerce menyediakan informasi secara lengkap dan informasi tersebut dapat diakses setiap waktu selain itu dalam hal pembelian juga dapat dilakukan setiap waktu bahkan konsumen dapat memilih sendiri produk yang dia inginkan.



e.    Meningkatkan supply management.
Transaksi E-Commerce menyebabkan pengefisienan biaya operasional pada perusahaan terutama pada jumlah karyawan dan jumlah stok barang yang tersedia sehingga untuk lebih menyempurnakan pengefisienan biaya tersebut maka sistem supply management yang baik harus ditingkatkan.
f.     Memperpendek waktu produksi.
Pada suatu perusahaan yang terdiri dari berbagai divisi atau sebuah distributor di mana dalam pemesanan bahan baku atau produk yang akan dijual apabila kehabisan barang dapat memesannya setiap waktu karena on-line serta akan lebih cepat dan teratur karena semuanya secara langsung terprogram dalam komputer.
Pernyataan-pernyataan Onno W. Purbo di atas juga didukung oleh permyataan Laura Mannisto (International Telecommunication Union, Asia and the Future of the World Economic System, 18 March 1999, London), yaitu:
a.    Ketersediaan informasi yang lebih banyak dan mudah diakses Ketersediaan informasi produksi dan harga dapat diakses oleh pembeli, penjual, produsen dan distributor.
b.    Globalisasi Produksi, distribusi dan layanan konsumen : jarak dan waktu relatif lebih pendek, sehingga perusahaan dapat berhubungan dengan rekan bisnis di lain negara dan melayani konsumen lebih cepat. Produsen dapat memilih tempat untuk memproduksi dan melayani konsumen tidak tergantung dimana konsumen itu berada. Perusahaan yang berada di negara berpendapatan rendah dapat mengakses informasi dan membuat kontak bisnis tanpa harus mengeluarkan biaya tinggi.
c.    Mengurangi biaya transaksi dengan adanya system order, pembayaran dan logistik secara online dan otomatis.


3.  Ancaman Menggunakan E-Commerce (Threats)
Threats merupakan kemungkinan-kemungkinan munculnya kejadian yang dapat membahayakan asset-aset yang berharga.
Ada beberapa bentuk ancaman yang mungkin terjadi:
·         System Penetration
Orang-orang yang tidak berhak melakukan akses ke system computer dapat dan diperbolehkan melakukan segala sesuatu sesuai dengan keinginannya.
·         Authorization Violation
Pelanggaran atau penyalahgunaan wewenang legal yang dimiliki seseorang yang berhak mengakses sebuah sistim.
·         Planting
Memasukan sesuatu ke dalam sebuah system yang dianggap legal tetapi belum tentu legal di masa yang akan datang.
·         Communications Monitoring
Seseorang dapat mernantau semua infonnasi rahasia dengan melakukan monitoring komunikasi sederhana di sebuah tempat pada jaringan komunikasi.
·         Communications Tampering
Segala hal yang membahayakan kerahasiaan informasi seseorang tanpa melakukan penetrasi, seperti mengubah infonnasi transaksi di tengah jalan atau membuat sistim server palsu yang dapat menipu banyak orang untuk memberikan infonnasi rahasia mereka secara sukarela.
·         Denial of service
Menghalangi seseorang dalam mengakses informasi, sumber, dan fasilitas-fasilitas lainnya.
·         Repudiation
Penolakan terhadap sebuah aktivitas transaksi atau sebuah komunikasi baik secara sengaja maupun tidak disengaja.


4.  Standard Keamanan E - Commerce
Di media massa cukup banyak berita tentang pembobolan sistem keamanan Internet, akan tetapi umumnya vendor dan analis komputer berargumentasi bahwa transaksi di Internet jauh lebih aman daripada di dunia biasa.
Sebenarnya sebagian besar dari pencurian kartu kredit terjadi di sebabkan oleh pegawai sales yang menghandle nomor kartu kredit tersebut. Sistem e-commerce sebetulnya menghilangkan keinginan mencuri tadi dengan cara meng-enkripsi nomor kartu kredit tersebut di server perusahaan. Untuk merchants, e-commerce juga merupakan cara yang aman untuk membuka toko karena meminimalkan kemungkinan di jarah, di bakar atau kebanjiran. Hal yang paling berat adalah meyakinkan para pembeli bahwa e-commerce adalah aman untuk mereka.
Umumnya pengguna kartu kredit tidak terlalu mempercayai-nya, tapi para pakar e-commerce mengatakan bahwa transaksi e-commerce jauh lebih aman daripada pembelian kartu kredit biasa. Setiap kali anda membayar menggunakan kartu kredit di toko, di restauran, di glodok, di mangga dua atau melalui telepon 800 - setiap kali anda membuang resi pembelian kartu kredit - anda sebetulnya telah membuka informasi kartu kredit tersebut untuk dicuri.
Pembuat browser dan perusahaan kartu kredit saat ini mempromosikan sebuah standar tambahan bagi keamanan di namakan Secure Electronic Transaction (SET). SET akan mengenkode nomor kartu kredit yang ada di server vendor di Internet - yang hanya dapat membaca nomor kartu kredit tersebut hanya bank dan perusahaan kartu kredit - artinya pegawai vendor / merchant tidak bisa membaca sama sekali sehingga kemungkinan terjadi pencurian oleh vendor menjadi tidak mungkin.






5.   Standar teknologi untuk e-commerce
Di samping berbagai standar yang digunakan di Intenet, e-commerce juga menggunakan standar yang digunakan sendiri, umumnya digunakan dalam transaksi bisnis-ke-bisnis. Beberapa diantara yang sering digunakan adalah: Electronic Data Interchange (EDI): dibuat oleh pemerintah di awal tahun 70-an dan saat ini digunakan oleh lebih dari 1000 perusahaan Fortune di Amerika Serikat, EDI adalah sebuah standar struktur dokumen yang dirancang untuk memungkinkan organisasi besar untuk mengirimkan informasi melalui jaringan private. EDI saat ini juga digunakan dalam corporate web site.
Open Buying on the Internet (OBI): adalah sebuah standar yang dibuat oleh Internet Purchasing Roundtable yang akan menjamin bahwa berbagai sistem e-commerce dapat berbicara satu dengan lainnya. OBI yang dikembangkan oleh konsorsium OBI  didukung oleh perusahaan-perusahaan yang memimpin di bidang teknologi seperti Actra, InteliSys, Microsoft, Open Market, dan Oracle.
Open Trading Protocol (OTP): OTP dimaksudkan untuk menstandarisasi berbagai aktifitas yang berkaitan dengan proses pembayaran, seperti perjanjian pembelian, resi untuk pembelian, dan pembayaran. OTP sebetulnya merupakan standar kompetitor OBI yang dibangun oleh beberapa perusahaan, seperti AT&T, CyberCash, Hitachi, IBM, Oracle, Sun Microsystems, dan British Telecom.
Open Profiling Standard (OPS): sebuah standar yang di dukung oleh Microsoft dan Firefly. OPS memungkinkan pengguna untuk membuat sebuah profil pribadi dari kesukaan masing-masing pengguna yang dapat dia share dengan merchant. Ide dibalik OPS adalah untuk menolong memproteksi privasi pengguna tanpa menutup kemungkinan untuk transaksi informasi untuk proses marketing dsb.
Secure Socket Layer (SSL): Protokol ini di disain untuk membangun sebuah saluran yang aman ke server. SSL menggunakan teknik enkripsi public key untuk memproteksi data yang di kirimkan melalui Internet. SSL dibuat oleh Netscape tapi sekarang telah di publikasikan di public domain.
Secure Electronic Transactions (SET): SET akan mengenkodekan nomor kartu kredit yang di simpan di server merchant. Standar ini di buat oleh Visa dan MasterCard, sehingga akan langsung di dukung oleh masyarakat perbankan. Ujicoba pertama kali dari SET di e-commerce dilakukan di Asia.
Truste adalah sebuah partnership dari berbagai perusahaan yang mencoba membangun kepercayaan public dalam e-commerce dengan cara memberikan cap Good Housekeeping yang memberikan approve pada situs yang tidak melanggar kerahasiaan konsumen.

6.   Jenis-jenis E-Commerce
Kegiatan E-Commerce mencakup banyak hal, untuk membedakannya E-Commerce dibedakan menjadi 2 berdasarkan karakteristiknya :
1. Business to Business, karakteristiknya :
• Trading partners yang sudah saling mengetahui dan antara mereka sudah terjalin hubungan yang berlangsung cukup lama.
• Pertukaran data dilakukan secara berulang-ulang dan berkala dengan format data yang telah disepakati bersama.
• Salah satu pelaku tidak harus menunggu rekan mereka lainnya untuk mengirimkan data.
• Model yang umum digunakan adalah peer to peer, di mana processing intelligence dapat didistribusikan di kedua pelaku bisnis.
2. Business to Consumer, karakteristiknya :
• Terbuka untuk umum, di mana informasi disebarkan secra umum pula.
• Servis yang digunakan juga bersifat umum, sehingga dapat digunakan oleh orang banyak.
• Servis yang digunakan berdasarkan permintaan.
• Sering dilakukan sistim pendekatan client-server.





Business To Consumer
1) Pengertian Business to consumer adalah konsep bisnis dimana penjual berhubungan langsung dengan para pembelinya dan antara penjual dan pembeli belum tentu kenal dengan penjual. Sifat dari bisnis tersebut adalah terbuka dan bebas dimanfaatkan oleh khalayak umum. Cara mengaksesnya melalui sebuah situs yang disediakan oleh sang penjual.
2) Manfaat B2C terhadap travel and tourism yaitu
  • Mempermudah dalam memberikan informasi antara pemilik travel dan calon costumer mengenai semua hal yang berhubungan dengan travel ( seperti harga tiket, harga hotel,dll)
  • Memberikan akses yang mudah kepada calon wisatawan tentang informasi daerah wisata yang akan mereka kunjungi.
  • Membantu pemilik travel untuk mengembangkan bisnisnya karena pemilik travel bisa mendesign tampilan web yang menarik dan berkualitas sehingga mampu menarik konsumen lebih banyak
  • Memberikan gambaran singkat tentang lokasi dan pemandangan yang berada di tempat tujuan objek wisata
3) Penerapan B2C terhadap untuk pengusaha kecil dan menengah
Sebagai contoh yaitu usaha yang dilakukan oleh Pak Subur . Pada awalnya semua proses yang berhubungan dengan Subur Ceramic yang dikembangkan oleh Pak Subur dilakukan secara manual ( proses pembuatan, pembukuan, pemasaran hingga pemesanan). Hal ini lama kelamaan dirasakan tidak mampu mengembangkan usaha yang telah dijalankannya. Pak Subur mencari cara bagaimana mengembangkan usaha keramiknya. Akhirnya didapatkan ide yaitu semua proses industri dilakukan dengan terkomputerisasi. Cara ini memberikan sisi positif karena semua proses seperti pembukuan dan pengecekan stock menjadi lebih cepat dan lebih efisien. Tingkat pemesanan yang diterima Pak Subur langsung meningkat karena yang tadinya konsumen hanya berada di wilayah Indonesia, mulai meningkat hingga keluar Indonesia. Hal ini dikarenakan Pak Subur mempromosikan produknya melalui internet sehingga mempermudah calon konsumen di seluruh dunia untuk memilih dan memesan produk yang mereka inginkan.
Jadi dapat disimpulkan dampak B2C terhadap pengusaha kecil dan menegah yaitu :
· Memberikan kemudahan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. Pembukuan menjadi lebih cepat. Proses promosi menjadi luas karena tidak ada batasan wilayah sehingga mampu memperluas jangkauan calon konsumen.

Sistem Informasi Akuntansi tentang Pembelian


Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :
1.   Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2.   Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3.   Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4.   Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.




Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1.   Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2.   Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3.   Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4.   Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5.   Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6.   Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.


Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :
1.   Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2.  Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3.   Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4.  Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
1.  Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2.  Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3.  Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7.  Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8.  Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian
Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah  sebagai  berikut :
1.   Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3.   Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4.   Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.



5.   Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6.   Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
1.        Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
2.        Transaksi Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah.
3.        Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut :
a.        Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha.
b.        Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c.         Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran.




SISTEM INFORMASI AKUNTANSI HUTANG
       Hutang sering disebut juga sebagai kewajiban, dalam pengertian sederhana dapat diartikan sebagai kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak lain. Untuk menentukan suatu transaksi sebagai hutang atau bukan sangat tergantung pada kemampuan untuk menafsirkan transaksi atau kejadian yang menimbulkannya, seperti yang dikemukakan oleh FASB berikut ini dalam Statement of Financial Accounting Concept No.6 yang terdapat pada buku Chariri dan Ghozali (2005 : 157), yaitu “hutang adalah pengorbanan manfaat ekonomi yang mungkin terjadi di masa yang mendatang yang mungkin timbul dari kewajiban sekarang dari suatu entitas untuk menyerahkan aktiva atau memberikan ke entitas lain dimasa mendatang sebagai akibat transaksi di masa  lalu”.
       Munawir (2004 : 18) berpendapat bahwa “hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor”, sedangkan dalam hal ini Hongren, et al. (2006 : 505) menyatakan bahwa “hutang merupakan suatu kewajiban untuk memindahkan harta atau memberikan jasa di masa yang akan datang”. Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa hutang adalah kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar dengan uang, barang, atau jasa pada saat jatuh tempo.

Hutang Jangka Pendek
       Kadang kala perusahaan meminjam uang dalam jangka pendek untuk kegiatan operasi perusahaan yang biasa disebut dengan hutang (kewajiban) jangka pendek atau lancar. Yusuf (2005 : 230) mendefinisikannya sebagai berikut “kewajiban lancar adalah hutang yang diharapkan akan dibayar (1) dalam jangka waktu satu tahun atau siklus akuntansi operasi normal perusahaan, (2) dengan menggunakan aktiva lancar atau hasil pembentukan kewajiban lancar yang lain”. Lebih jelas lagi Niswonger, et al. (2000 : 441) berpendapat bahwa “kewajiban lancar adalah kewajiban yang harus dibayar dengan aktiva lancar serta jatuh tempo dalam jangka pendek, biasanya satu tahun”.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa hutang jangka pendek adalah kewajiban yang akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau siklus operasi normal perusahaan dan harus dilunasi dengan menggunakan aktiva lancar, serta kewajiban tersebut berdasarkan transaksi yang telah terjadi.

Hutang Jangka Panjang
       Hutang jangka panjang menurut Kieso (2002 : 242) “terdiri dari pengorbanan manfaat ekonomi yang sangat mungkin di masa depan akibat kewajiban sekarang yang tidak dibayarkan  dalam  satu  tahun  atau siklus  operasi perusahaaan, mana yang lebih lama”. Pengertian hutang jangka panjang oleh Dyckman, et al. (2000 : 218) adalah “kewajiban dengan jangka waktu yang  melebihi satu tahun dari tanggal neraca atau siklus operasi, mana yang lebih lama”.
       Baridwan (2000 : 365) mengatakan bahwa “hutang jangka panjang digunakan untuk menunjukkan hutang-hutang yang pelunasannya akan dilakukan dalam waktu lebih dari satu tahun atau akan dilunasi dari sumber-sumber yang bukan dari kelompok aktiva lancar”. Senada dengan pendapat yang dikemukakan oleh Gunadi (2005 : 83) bahwa “kewajiban jangka panjang merupakan hutang yang tidak akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau yang pengeluarannya tidak menggunakan sumber aktiva lancar”. Berdasarkan definisi dan penjelasan para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa hutang jangka panjang merupakan pinjaman yang diperoleh perusahaan dari pihak ketiga atau kreditor, yang jatuh temponya lebih dari satu tahun, dan dilunasi dengan sumber-sumber yang bukan dari aktiva lancar, serta jumlah hutang jangka panjang tersebut tidak boleh melebihi jumlah modal sendiri.

Laba Usaha
       Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya bertujuan untuk memperoleh laba semaksimal mungkin. Informasi mengenai laba sebuah perusahaan dapat diperoleh dalam laporan keuangan yaitu, laporan laba/rugi. Informasi tersebut digunakan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan untuk membuat keputusan.
Suatu perusahaan dikatakan akan berhasil apabila dalam kegiatan operasionalnya memperoleh laba. Pengertian laba secara konsep yang terdapat di dalam buku Harnanto (2002 : 91), “laba adalah suatu pengembalian dari dan dalam jumlah di atas investasinya”.
       Secara umum laba diperoleh setelah pendapatan dikurangi biaya, seperti yang dikemukakan oleh Soemarso (2005 : 230), “laba adalah selisih lebih pendapatan atas beban sehubungan dengan kegiatan usaha”. Menurut Gade dan Wasif  (2000 : 11), “laba yang diperoleh perusahaan adalah selisih antara pendapatan dan biaya”, apabila pendapatan melebihi biaya yang dikeluarkan berarti perusahaan mendapatkan laba dan sebaliknya jika biaya melebihi pendapatan berarti perusahaan menderita rugi. Oleh karena itu, laba adalah hasil pengurangan antara pendapatan dengan biaya, maka manajemen perusahaan harus dapat menentukan jumlah pendapatan yang akan dihasilkan dan jumlah biaya yang akan terjadi dalam periode yang bersangkutan.   
       Semua perusahaan membutuhkan modal pada saat pendiriannya dan juga memerlukan dana setelah perusahaan itu berdiri untuk pengoperasiannya serta untuk mengembangkan usahanya. Dana tersebut ada yang berasal dari pemilik atau modal sendiri ataupun yang berasal dari pihak luar atau modal asing yang disebut dengan hutang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.
       Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal. Modal bagi perusahaan merupakan sumber dana yang mendukung dan menjamin kelangsungan kegiatan perusahaan, dengan tersedianya modal yang cukup, diharapkan dapat menjamin kelancaran aktivitas perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan kegiatan usahanya dan meningkatkan jumlah pendapatan yang akhirnya akan meningkatkan laba.


















Tidak ada komentar:

Poskan Komentar